Модель планирования и учета командировочных расходов в среде Oracle Fusion

В современном бизнесе информационных технологий проектная работа является распространенным видом организации работ. Для успешной реализации проекта немаловажным являются коммуникации между Заказчиком и Исполнителем. Максимальная эффективность достигается при взаимодействии «face-to-face», то есть проектная команда выполняет свои функциональные обязанности на площадке Заказчика. Это является основанием для увеличения бюджета проекта, добавляя такую статью расхода как командировочные расходы.

Учет командировок охватывает, как и регламентированный учет, так и управленческий. Данный контур учета включен в общую систему управления ресурсами предприятия.

Схема процессов планирования и учета командировочных расходов, использованием различных систем, представлена на рис 1.

Рисунок 1 . Модель процессов планирования и учета командировочных расходов

Основной проблемой является проведение операций бизнес-процессов в различных системах, причем синхронизация данных между этими системами в части оформления командировок и командировочных расходов отсутствует. Для актуализации данных в пользователи вручную проводят операции по вводу данных в требуемых системах.

Для сокращения времени на обработку данных по командировочным расходам, следует перейти на единую систему учета расходов Oracle Fusion Expenses, интегрируемую как с ERP-системой предприятия, так и со внешней ADS-системой туристического агентства. Oracle Fusion Expenses размещается в облаке, поэтому аппаратная часть ИТ-инфраструктуры не затрагивается.

Функциональная модель планирования расходов представлена на рис. 2.

Рисунок 2. Функциональная модель планирования и учета расходов с интеграцией с ERP-системой предприятия

Внедрение системы позволит:

• Отслеживать весь процесс планирования и учета расходов, начиная с заявки на командировку
• Формирование авансового отчета будет происходить на основании заявки;
• Автоматическая выгрузка заявок на аванс для выплаты суточных;
• Ввод дополнительных расходов с мобильного приложения;
• Автоматическая загрузка счетов-фактур в Oracle Fusion Expenses из ADS-системы;
• Экспорт счетов-фактур в ERP-систему.