Автоматизированная информационная система учета заказов для ООО «Русская переводческая компания»

Использование информационных технологий является непременным условием развития современной организации.

Целью данной работы является создание информационной системы учета заказов для предприятия ООО «Русская переводческая компания». ИС должна обеспечить удобный ввод и доступ к информации по заказам и автоматическое формирование платежных документов.

Объектом исследования является процесс заказа услуги перевода на предприятии, а также процесс создания таких платежных документов, как акты – для исполнителей, счета – для заказчиков. Ручное создание и учет документов, связанных с обслуживанием заказов является узким местом работы компании ввиду её расширения. Возрастающее количество заказчиков и исполнителей, объемов работ – вынуждает задействовать все большее количество сотрудников для сопровождения бизнес-процесса.

В качестве решения предлагается создание программного обеспечения обеспечивающего удобный ввод и доступ к информации по заказам, автоматическую генерацию платежных документов на основе хранимой информации в системе. Автоматическая генерация актов(исполнителям) и счетов(заказчикам) на основе информации, централизованно хранящейся в базе данных предприятия позволит решить возникшую проблему эффективным способом.

Архитектура информационной системы имеет модульный вид, при этом каждый модуль несет в себе определенную функцию.

Информационная система поддерживает возможность разграничения прав доступа пользователей, позволяя открывать доступ только к актуальным для пользователя данным, при этом организуя дополнительный уровень защиты информации.

Модуль ввода и доступа к информации о заказах служит для удобного и оперативного учета заказов в базе данных системы, позволяет вести параллельную обработку заказов несколькими сотрудниками, предоставляет актуальную информацию по заказам в каждый момент времени.

Модуль автоматического создания платежных документов позволяет генерировать акты (исполнителям) и счета (заказчикам) с возможностью рассылки их соответствующим лицам. В этом модуле реализован быстрый поиск необходимых платежных документов. Таким образом, время создания платежных документов сокращено практически до нуля. Сведены к минимуму ошибочные действия по причине человеческого фактора.

Модуль статистики служит для отражения информации о заказах, исполнителях и заказчиках в наглядной форме в виде таблиц, диаграмм, графиков.

Структура базы данных MS SQL Server для хранения всей необходимой информации была разработана с помощью Microsoft Management Studio.

Актуальность данной работы обусловлена расширением компании в связи, с чем старый подход к организации данных (ручной учет на основе документа excel) перестал себя оправдывать.